外貿(mào)郵件中必須注意的細(xì)節(jié)，你忽略了哪些？

【編者按】：本文作者為Daniel李智銳，是一位資深外貿(mào)人，海外客戶駐華采購總監(jiān)。

本來不想寫太細(xì)節(jié)的東西以免束縛了大家的思維，但從近段時間我收到的供應(yīng)商郵件看，蠻多還存在著這樣那樣的問題，想想可能寫一篇關(guān)于郵件細(xì)節(jié)的文章，應(yīng)該還是挺有必要的。

郵件主題

挺多人對于主題并不是很在意，但在這個快節(jié)奏的商業(yè)社會，尤其是越來越多人用手機(jī)查看郵件的情況下，一個合適的主題會更加吸引客戶的關(guān)注，或者說，能幫助客戶決定是否要打開郵件，并且能幫助客戶在未來需要檢索過往郵件的時候更加容易看到這封郵件。

這里分為兩種情況，一種是相對熟悉的客戶，一種是陌生的客戶。

相對熟悉的客戶，在主題中點(diǎn)出正文的大意即可，例如Quotation of A/C from XXX-20131009，例如Oct.2013 Payment Schedule，例如 2nd Order Following Up之類。這里我之所以把日期等數(shù)據(jù)寫上，主要原因還是為了萬一客戶在今后需要review或者檢索過往的郵件能更加容易找到他想要的東西。

假如是相對陌生的客戶，我看到不少人采用的是把自己的公司名字作為主題，個人認(rèn)為這種做法不是最好的，除非你篤定客戶看到你的公司名字能聯(lián)想起什么來，不然的話，我還是建議主題中最好包含自己的產(chǎn)品名字。因?yàn)榭蛻裘刻於紩盏皆S多來自陌生供應(yīng)商的郵件，掃一眼郵件主題不能發(fā)現(xiàn)這封郵件是和他的生意相關(guān)的，有的人會直接選擇不看。

發(fā)件人

這里的發(fā)件人指的是當(dāng)客戶收到你郵件的時候，和主題在一起顯示的發(fā)件人信息。絕大多數(shù)的人都會設(shè)置為顯示自己的名字，例如Daniel Lee之類，也有一些人不做設(shè)置直接赤裸裸地顯示自己的郵箱地址。我認(rèn)為，在名字后面加上自己的公司名字甚至產(chǎn)品名字效果會更好一些，因?yàn)榻o客戶發(fā)過郵件的可能有幾十個Daniel，說實(shí)在話作為客戶有時候真的很難記住到底這是哪個Daniel。至于直接顯示郵箱地址的就更不可取了，尤其是那些以sales5，service6等等開頭的。

郵件正文

小年輕在追女神的時候往往會用這么一招，打聽女神喜歡看什么書，例如莎士比亞的之類，然后某一天裝作不經(jīng)意地在女神面前背出一句“to be or not to be”，企圖吸引女神的注意力，這叫投其所好。郵件也是一樣的道理，客戶給你回復(fù)的郵件用的是什么字體、什么字號、怎樣的排版，代表了對方的偏好，雖說我們不一定就要完全按著客戶的版式來，但至少不要讓客戶看一眼都覺得煩的地步，所有雜亂無章的，大小寫亂來的，字體字號不統(tǒng)一的，起手還空兩格的，這里一坨紅色那里一堆黃色的，都很難吸引別人閱讀的欲望，更加會給客戶留下不專業(yè)的印象。至于哪個字體才是鬼佬眼中屬于好看的，見仁見智，但我猜反正不會是宋體。

其次，關(guān)于要不要在郵件正文中放圖片或者表格的問題，我的看法是這樣的：

1、陌生客戶就最好不要了，以防被對方的服務(wù)器當(dāng)成垃圾郵件。

2、已經(jīng)有一定來往的客戶，直接在郵件正文中放圖片或表格，有著非常直觀的效果，但前提是圖片和表格僅僅作為直觀展示的作用，而且表格中的各項(xiàng)匯總數(shù)據(jù)，例如總金額總數(shù)量之類的你全部都做好了，客戶只需要看就行。而那些客戶可能需要另存為或者修改之類的東西，例如報價表，就最好還是采用附件的形式。

郵件簽名

我今天剛好收到一封郵件，郵箱是gmail的，簽名只有公司名字，電話和傳真。類似這樣的郵件真的很遺憾，因?yàn)闆]有網(wǎng)址，也沒有可以從后綴找到網(wǎng)址的企業(yè)郵箱，總不能指望客戶去google你的公司名字吧？當(dāng)然了，除非你郵件正文體現(xiàn)出來東西特別吸引人，讓客戶忍不住主動去搜索更多關(guān)于你公司的資料。但理論上來說，這種情況不可能出現(xiàn)，因?yàn)榭蛻魭咭谎坂]件就會很容易得出一個“這家公司不值得關(guān)注”的結(jié)論，正文都不會看多兩眼。

至于是否要在簽名檔放郵箱地址的問題，有人可能會覺得既然客戶收到了我的郵件，那他自然就知道了我的郵箱地址是多少，在簽名檔放的話太多余，但在許多公司，往往郵件會被轉(zhuǎn)發(fā)來轉(zhuǎn)發(fā)去，有時候由于某個人的客戶端設(shè)置問題就會導(dǎo)致你郵箱地址的消失，反正在簽名檔加個郵箱地址又不礙事，我們干嘛不把這種可能性直接扼殺在搖籃中？

附件

有些供應(yīng)商發(fā)出去的附件，其命名往往是一堆對客戶來說毫無意義的東西，例如產(chǎn)品圖片用的是只有自己才能看得懂的產(chǎn)品型號，或者從相機(jī)導(dǎo)出來的時候叫什么文件名就用什么文件名。建議：

1、命名要讓對方能輕易看懂這到底是個什么文件，假如是測試報告，是什么產(chǎn)品什么型號什么時候的測試報告。

2、最好做到讓對方另存為的時候不再需要更改文件名。

3、郵件正文中最好對附件有一個描述，例如attached you would see the quotation, the product picture and test report云云。

最后的最后，稍微總結(jié)一下：

1、發(fā)郵件的目的是要產(chǎn)生效果，試著去站在收信人的角度思考問題，我們才能確保效果的最大化。

2、TOP SALES并不意味著就是能說會道，讓客戶事無巨細(xì)都能有如沐春風(fēng)的感覺，也是一種重要的特質(zhì)，與人方便，最后總會給自己帶來方便。

3、處理好郵件的細(xì)節(jié)不一定就能帶來訂單，但一定能讓客戶更好地記住你這個人。

4、把客戶當(dāng)成傻瓜一樣來對待，總有一天客戶會真變成傻瓜一樣離不開你。

【小貼士】：作者微博為：Daniel李智銳；微信號：daniellzr。

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