疫情期間，在家辦公怎么實現(xiàn)高效率？各種工具、經(jīng)驗分享

2020年伊始，新型冠狀病毒突如其來，全國人民眾志成城打起了一場沒有硝煙的戰(zhàn)爭。為配合全國防疫工作，不少企業(yè)都選擇在家遠(yuǎn)程辦公。相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，春節(jié)結(jié)束后的第一個工作周，就有超過兩億職場人在家辦公。在家辦公確實在很大程度上緩解了疫情的壓力，但反過來也增加了企業(yè)管理的難度，讓很多沒有遠(yuǎn)程辦公經(jīng)驗的企業(yè)束手無策。

實際上，遠(yuǎn)程辦公在科技公司中早就習(xí)以為常，青云QingCloud 就是其中身經(jīng)百戰(zhàn)的一個。青云的員工一半以上都是研發(fā)工程師、架構(gòu)師等技術(shù)崗位，有著十分濃厚的工程師文化；青云的員工遍布北京、上海、深圳、武漢、成都等 19 座城市，多數(shù)團隊都需要異地協(xié)同辦公。

基于此，青云QingCloud 在遠(yuǎn)程辦公方面積累了很多成熟經(jīng)驗，希望能夠在這個特殊時期分享給大家，為更多企業(yè)提升效率、恢復(fù)生產(chǎn)貢獻自己的一份力量。

一、高效的團隊管理

面對未知的遠(yuǎn)程工作環(huán)境，不少企業(yè)管理者最大的擔(dān)心是團隊管理和工作效率問題，認(rèn)為在線遠(yuǎn)程辦公“無法監(jiān)督員工”，員工會“順其自然”地懶惰、拖延、摸魚。

其實換個角度思考問題，企業(yè)在這個特殊時期，最重要的是提升組織效率和團隊凝聚力。

首先我們需要正視遠(yuǎn)程辦公面臨的一些問題：比如，因為無法面對面，管理和溝通效率會有所下降；缺少集中辦公的工作氛圍，員工心態(tài)上容易滑入懶惰的溫床，難以專注高效地工作；員工身處不同的工作空間，不確定的干擾因素過多，項目協(xié)同和時效把控變得異常困難。

針對以上問題，結(jié)合青云QingCloud 多年遠(yuǎn)程辦公的經(jīng)驗，給大家三個簡單有效的解決方案：

1、管理者需要調(diào)整心態(tài)

“看不到≠不放心”，傳統(tǒng)監(jiān)管不可取，管理者應(yīng)注重培養(yǎng)員工的自驅(qū)力，通過明確的目標(biāo)和目標(biāo)拆解增強員工對工作的認(rèn)同感和使命感。

此外，也需要多一些真誠的“小套路”，例如，開工“儀式感”要足，約定時間一起上線，分享假期收獲和工作規(guī)劃；關(guān)注員工的身心健康，增加工作以外的溝通，確保員工有一個積極的工作心態(tài)；

2、工作進度管理需要更細(xì)粒度

工作規(guī)劃、任務(wù)分派、節(jié)點匯報，都需要明確第一責(zé)任人并由專人跟進，有進展第一時間同步消息，有緊急事件直接 1v1 電話溝通或者安排電話會議，做到“件件有落實，事事有回音”；團隊成員的匯報與總結(jié)盡量以書面渠道展開，避免口頭低效率傳達(dá)；

3、建立例會和日報制度

形成早會（當(dāng)日工作規(guī)劃）、晚會（當(dāng)日回顧盤點）和日報（當(dāng)天文字工作總結(jié)）制度，這樣一來就使得組織內(nèi)信息公開透明，成員間更“啰嗦”，團隊就更牢固，還能防止工作“撞車”。

二、一些必備的工具

疫情拐點未至，全國復(fù)工潮來臨，遠(yuǎn)程辦公還將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)成為常態(tài)，選擇合適的協(xié)同辦公工具不僅能降低溝通成本，還能提高遠(yuǎn)程辦公效率，幫助企業(yè)打造人性化的協(xié)作流程，并且兼顧信息安全，防止核心數(shù)據(jù)外泄。

結(jié)合青云QingCloud 在遠(yuǎn)程辦公工具使用上的經(jīng)驗，我們列出會議溝通、文檔協(xié)同、項目管理等多種辦公場景下必備的工具及其部署方法：

及時通訊工具

a. 微信：對外 IM 溝通工具，大多數(shù)人的首選，及時性較高；

b. 易企聊：對內(nèi)IM溝通工具，青云QingCloud 旗下數(shù)字辦公品牌 workly.ai 推出的企業(yè)級 IM 應(yīng)用，內(nèi)嵌公司架構(gòu)和OA系統(tǒng)，可以快速定位溝通對象，無需添加和管理好友，也可秒級啟動“一對一”和“一對多”的協(xié)作溝通管道；能夠獨立部署，數(shù)據(jù)安全有保障；

會議視頻軟件

小魚易聯(lián)、Zoom，語音流暢度較高，也可實時共享屏幕，畫面清晰度較高，保障了會議效率和參與度。

文檔協(xié)同工具

a. 石墨文檔：信息協(xié)作實時同步，還可并行編輯文檔，追蹤修改記錄，即時共享給每位參與者，提升了文檔協(xié)同編輯的效率；

b. Anybox 企業(yè)網(wǎng)盤/內(nèi)容協(xié)作平臺：同樣來自 workly.ai，專有部署更安全，上傳、下載不限速，可以一鍵定向分享，還可以以共享鏈接大范圍廣播傳遞，且支持對每個文件不同的權(quán)限策略，既能高效傳遞文檔又安全可靠；

項目管理工具

a. Tower：功能比較全面，適應(yīng)業(yè)務(wù)部分不同類型的需求，如市場部專項營銷，可采用看板模型，搭建任務(wù)清單等，像日常長效工作，可采用瀑布流式，按照時間順序記錄核心信息；

b. GitHub、Gitlab、Trello、Jira、Wiki：研發(fā)和產(chǎn)品部門一般會通過 Gitlab 和 Github 進行代碼管理和協(xié)同，采用 Trello 進行任務(wù)管理，通過 Jira 進行 bug 管理，利用 Wiki 搭建起內(nèi)部的信息和知識分享平臺；

內(nèi)部管理工具及配置

青云QingCloud 倡導(dǎo)應(yīng)用的云化部署，公司內(nèi)部管理工具 OA、Email 系統(tǒng)，包括以上提到的 Anybox 和易企聊都部署在 QingCloud 公有云上，一方面可以解決在家辦公通過公網(wǎng)訪問的需求，另一方面，方便 IT 部門根據(jù)需要快速擴容系統(tǒng)，更好地應(yīng)對遠(yuǎn)程辦公帶來的變化；

遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)工具及配置

部署在專屬內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下的財務(wù)系統(tǒng)、研發(fā)測試系統(tǒng)，需要保障高效且安全地登錄，直接通過公網(wǎng)搭建訪問通路難以保障持續(xù)穩(wěn)定的訪問質(zhì)量。

青云QingCloud 通過光格網(wǎng)絡(luò) SD-WAN 提供的專線服務(wù)無縫對接到公有云專屬 VPC，再通過 VPC 將各終端用戶接入進來，在過程中完成身份認(rèn)證、權(quán)限配置等管控配置。這一方案帶來的最大幫助在于對接入網(wǎng)絡(luò)訪問質(zhì)量的優(yōu)化和彈性控制，保障了訪問 VPN 內(nèi)網(wǎng)通暢和信息安全。

三、自我管理小貼士

遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下，員工需要克服孤獨感，以強大的自律克服懶惰和倦怠，希望以下四個小貼士能夠幫到大家：

1、調(diào)整生物鐘，輕松切換狀態(tài)

上午 8 點按時起床，晚上 11 點按時上床，充足的睡眠帶來充足活力，可實現(xiàn)工作和生活狀態(tài)的輕松切換；

2、堅持自律生活，平衡工作與生活

刷牙洗臉換掉睡衣，合理運動提高體力，用盡量正裝的“儀式感”喚醒辦公狀態(tài)。按照以前的日常習(xí)慣，合理安排工作和生活事項，不沖突，不重疊，分清優(yōu)先級，方可事事有條不紊；

3、打造一個舒適安靜的工作臺

屏蔽電視聲、聊天聲、做飯聲等等，與家人溝通好不可以接近辦公區(qū)域，包括喊吃飯服務(wù)。每天都把工作臺收拾整潔，干凈又安靜的環(huán)境有利于精力專注；

4、感同身受，互相理解

在不熟悉的遠(yuǎn)程辦公狀態(tài)之下，員工難、老板難，也就難免各自不滿，在此期間，一定要相互理解，培養(yǎng)與同事的默契，以工作成績獲取上司的認(rèn)可。

歸根結(jié)底，遠(yuǎn)程辦公最重要的是增強團隊中每個人的參與感、認(rèn)同感和信任感，培養(yǎng)員工自驅(qū)力。當(dāng)下正值疫情特殊時期，青云QingCloud 希望借此經(jīng)驗分享，給那些遠(yuǎn)程辦公初體驗的企業(yè)帶去一點幫助。

欲想了解更多，可點擊咨詢（鏈接：http://623j.cn/form/3228?origin=guoyuan）

以上內(nèi)容屬作者觀點，不代表雨果網(wǎng)立場！