疫情期間，在家辦公怎么實(shí)現(xiàn)高效率？各種工具、經(jīng)驗(yàn)分享

2020年伊始，新型冠狀病毒突如其來(lái)，全國(guó)人民眾志成城打起了一場(chǎng)沒(méi)有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)。為配合全國(guó)防疫工作，不少企業(yè)都選擇在家遠(yuǎn)程辦公。相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，春節(jié)結(jié)束后的第一個(gè)工作周，就有超過(guò)兩億職場(chǎng)人在家辦公。在家辦公確實(shí)在很大程度上緩解了疫情的壓力，但反過(guò)來(lái)也增加了企業(yè)管理的難度，讓很多沒(méi)有遠(yuǎn)程辦公經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)束手無(wú)策。

實(shí)際上，遠(yuǎn)程辦公在科技公司中早就習(xí)以為常，青云QingCloud 就是其中身經(jīng)百戰(zhàn)的一個(gè)。青云的員工一半以上都是研發(fā)工程師、架構(gòu)師等技術(shù)崗位，有著十分濃厚的工程師文化；青云的員工遍布北京、上海、深圳、武漢、成都等 19 座城市，多數(shù)團(tuán)隊(duì)都需要異地協(xié)同辦公。

基于此，青云QingCloud 在遠(yuǎn)程辦公方面積累了很多成熟經(jīng)驗(yàn)，希望能夠在這個(gè)特殊時(shí)期分享給大家，為更多企業(yè)提升效率、恢復(fù)生產(chǎn)貢獻(xiàn)自己的一份力量。

一、高效的團(tuán)隊(duì)管理

面對(duì)未知的遠(yuǎn)程工作環(huán)境，不少企業(yè)管理者最大的擔(dān)心是團(tuán)隊(duì)管理和工作效率問(wèn)題，認(rèn)為在線(xiàn)遠(yuǎn)程辦公“無(wú)法監(jiān)督員工”，員工會(huì)“順其自然”地懶惰、拖延、摸魚(yú)。

其實(shí)換個(gè)角度思考問(wèn)題，企業(yè)在這個(gè)特殊時(shí)期，最重要的是提升組織效率和團(tuán)隊(duì)凝聚力。

首先我們需要正視遠(yuǎn)程辦公面臨的一些問(wèn)題：比如，因?yàn)闊o(wú)法面對(duì)面，管理和溝通效率會(huì)有所下降；缺少集中辦公的工作氛圍，員工心態(tài)上容易滑入懶惰的溫床，難以專(zhuān)注高效地工作；員工身處不同的工作空間，不確定的干擾因素過(guò)多，項(xiàng)目協(xié)同和時(shí)效把控變得異常困難。

針對(duì)以上問(wèn)題，結(jié)合青云QingCloud 多年遠(yuǎn)程辦公的經(jīng)驗(yàn)，給大家三個(gè)簡(jiǎn)單有效的解決方案：

1、管理者需要調(diào)整心態(tài)

“看不到≠不放心”，傳統(tǒng)監(jiān)管不可取，管理者應(yīng)注重培養(yǎng)員工的自驅(qū)力，通過(guò)明確的目標(biāo)和目標(biāo)拆解增強(qiáng)員工對(duì)工作的認(rèn)同感和使命感。

此外，也需要多一些真誠(chéng)的“小套路”，例如，開(kāi)工“儀式感”要足，約定時(shí)間一起上線(xiàn)，分享假期收獲和工作規(guī)劃；關(guān)注員工的身心健康，增加工作以外的溝通，確保員工有一個(gè)積極的工作心態(tài)；

2、工作進(jìn)度管理需要更細(xì)粒度

工作規(guī)劃、任務(wù)分派、節(jié)點(diǎn)匯報(bào)，都需要明確第一責(zé)任人并由專(zhuān)人跟進(jìn)，有進(jìn)展第一時(shí)間同步消息，有緊急事件直接 1v1 電話(huà)溝通或者安排電話(huà)會(huì)議，做到“件件有落實(shí)，事事有回音”；團(tuán)隊(duì)成員的匯報(bào)與總結(jié)盡量以書(shū)面渠道展開(kāi)，避免口頭低效率傳達(dá)；

3、建立例會(huì)和日?qǐng)?bào)制度

形成早會(huì)（當(dāng)日工作規(guī)劃）、晚會(huì)（當(dāng)日回顧盤(pán)點(diǎn)）和日?qǐng)?bào)（當(dāng)天文字工作總結(jié)）制度，這樣一來(lái)就使得組織內(nèi)信息公開(kāi)透明，成員間更“啰嗦”，團(tuán)隊(duì)就更牢固，還能防止工作“撞車(chē)”。

二、一些必備的工具

疫情拐點(diǎn)未至，全國(guó)復(fù)工潮來(lái)臨，遠(yuǎn)程辦公還將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)成為常態(tài)，選擇合適的協(xié)同辦公工具不僅能降低溝通成本，還能提高遠(yuǎn)程辦公效率，幫助企業(yè)打造人性化的協(xié)作流程，并且兼顧信息安全，防止核心數(shù)據(jù)外泄。

結(jié)合青云QingCloud 在遠(yuǎn)程辦公工具使用上的經(jīng)驗(yàn)，我們列出會(huì)議溝通、文檔協(xié)同、項(xiàng)目管理等多種辦公場(chǎng)景下必備的工具及其部署方法：

及時(shí)通訊工具

a. 微信：對(duì)外 IM 溝通工具，大多數(shù)人的首選，及時(shí)性較高；

b. 易企聊：對(duì)內(nèi)IM溝通工具，青云QingCloud 旗下數(shù)字辦公品牌 workly.ai 推出的企業(yè)級(jí) IM 應(yīng)用，內(nèi)嵌公司架構(gòu)和OA系統(tǒng)，可以快速定位溝通對(duì)象，無(wú)需添加和管理好友，也可秒級(jí)啟動(dòng)“一對(duì)一”和“一對(duì)多”的協(xié)作溝通管道；能夠獨(dú)立部署，數(shù)據(jù)安全有保障；

會(huì)議視頻軟件

小魚(yú)易聯(lián)、Zoom，語(yǔ)音流暢度較高，也可實(shí)時(shí)共享屏幕，畫(huà)面清晰度較高，保障了會(huì)議效率和參與度。

文檔協(xié)同工具

a. 石墨文檔：信息協(xié)作實(shí)時(shí)同步，還可并行編輯文檔，追蹤修改記錄，即時(shí)共享給每位參與者，提升了文檔協(xié)同編輯的效率；

b. Anybox 企業(yè)網(wǎng)盤(pán)/內(nèi)容協(xié)作平臺(tái)：同樣來(lái)自 workly.ai，專(zhuān)有部署更安全，上傳、下載不限速，可以一鍵定向分享，還可以以共享鏈接大范圍廣播傳遞，且支持對(duì)每個(gè)文件不同的權(quán)限策略，既能高效傳遞文檔又安全可靠；

項(xiàng)目管理工具

a. Tower：功能比較全面，適應(yīng)業(yè)務(wù)部分不同類(lèi)型的需求，如市場(chǎng)部專(zhuān)項(xiàng)營(yíng)銷(xiāo)，可采用看板模型，搭建任務(wù)清單等，像日常長(zhǎng)效工作，可采用瀑布流式，按照時(shí)間順序記錄核心信息；

b. GitHub、Gitlab、Trello、Jira、Wiki：研發(fā)和產(chǎn)品部門(mén)一般會(huì)通過(guò) Gitlab 和 Github 進(jìn)行代碼管理和協(xié)同，采用 Trello 進(jìn)行任務(wù)管理，通過(guò) Jira 進(jìn)行 bug 管理，利用 Wiki 搭建起內(nèi)部的信息和知識(shí)分享平臺(tái)；

內(nèi)部管理工具及配置

青云QingCloud 倡導(dǎo)應(yīng)用的云化部署，公司內(nèi)部管理工具 OA、Email 系統(tǒng)，包括以上提到的 Anybox 和易企聊都部署在 QingCloud 公有云上，一方面可以解決在家辦公通過(guò)公網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)的需求，另一方面，方便 IT 部門(mén)根據(jù)需要快速擴(kuò)容系統(tǒng)，更好地應(yīng)對(duì)遠(yuǎn)程辦公帶來(lái)的變化；

遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)工具及配置

部署在專(zhuān)屬內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、研發(fā)測(cè)試系統(tǒng)，需要保障高效且安全地登錄，直接通過(guò)公網(wǎng)搭建訪(fǎng)問(wèn)通路難以保障持續(xù)穩(wěn)定的訪(fǎng)問(wèn)質(zhì)量。

青云QingCloud 通過(guò)光格網(wǎng)絡(luò) SD-WAN 提供的專(zhuān)線(xiàn)服務(wù)無(wú)縫對(duì)接到公有云專(zhuān)屬 VPC，再通過(guò) VPC 將各終端用戶(hù)接入進(jìn)來(lái)，在過(guò)程中完成身份認(rèn)證、權(quán)限配置等管控配置。這一方案帶來(lái)的最大幫助在于對(duì)接入網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)質(zhì)量的優(yōu)化和彈性控制，保障了訪(fǎng)問(wèn) VPN 內(nèi)網(wǎng)通暢和信息安全。

三、自我管理小貼士

遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下，員工需要克服孤獨(dú)感，以強(qiáng)大的自律克服懶惰和倦怠，希望以下四個(gè)小貼士能夠幫到大家：

1、調(diào)整生物鐘，輕松切換狀態(tài)

上午 8 點(diǎn)按時(shí)起床，晚上 11 點(diǎn)按時(shí)上床，充足的睡眠帶來(lái)充足活力，可實(shí)現(xiàn)工作和生活狀態(tài)的輕松切換；

2、堅(jiān)持自律生活，平衡工作與生活

刷牙洗臉換掉睡衣，合理運(yùn)動(dòng)提高體力，用盡量正裝的“儀式感”喚醒辦公狀態(tài)。按照以前的日常習(xí)慣，合理安排工作和生活事項(xiàng)，不沖突，不重疊，分清優(yōu)先級(jí)，方可事事有條不紊；

3、打造一個(gè)舒適安靜的工作臺(tái)

屏蔽電視聲、聊天聲、做飯聲等等，與家人溝通好不可以接近辦公區(qū)域，包括喊吃飯服務(wù)。每天都把工作臺(tái)收拾整潔，干凈又安靜的環(huán)境有利于精力專(zhuān)注；

4、感同身受，互相理解

在不熟悉的遠(yuǎn)程辦公狀態(tài)之下，員工難、老板難，也就難免各自不滿(mǎn)，在此期間，一定要相互理解，培養(yǎng)與同事的默契，以工作成績(jī)獲取上司的認(rèn)可。

歸根結(jié)底，遠(yuǎn)程辦公最重要的是增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人的參與感、認(rèn)同感和信任感，培養(yǎng)員工自驅(qū)力。當(dāng)下正值疫情特殊時(shí)期，青云QingCloud 希望借此經(jīng)驗(yàn)分享，給那些遠(yuǎn)程辦公初體驗(yàn)的企業(yè)帶去一點(diǎn)幫助。

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