10個電子郵件禮儀的最佳實踐技巧

電子郵件禮儀包括一系列規(guī)定電子郵件語氣、語法和結(jié)構(gòu)的準則。在電子郵件交流時，注意相關(guān)禮儀對于確保郵件信息清楚、文筆流暢且引人注目至關(guān)重要。客戶、同事、經(jīng)理和利益相關(guān)者之間每天發(fā)送數(shù)百萬封電子郵件。因此，了解如何避免郵件禮儀上的錯誤可以防止誤解并以積極態(tài)度發(fā)展業(yè)務(wù)。

如果您想確保自己的電子郵件盡可能專業(yè)，那么掌握電子郵件禮儀非常重要。我們將為您介紹有關(guān)電子郵件禮儀的最佳實踐技巧，幫助您將電子郵件提升到一個新的水平。

什么是電子郵件禮儀？

電子郵件禮儀是幫助您以恰當?shù)姆绞皆趯I(yè)和社交方面用電子郵件進行交流的指南。它會根據(jù)收件人的身份以及郵件的整體語氣和風格而有所不同。在商務(wù)郵件中，其目標是確保您的內(nèi)容清晰明了且尊重對方。同時，基本的電子郵件禮儀在各行業(yè)和文化之間也會有所不同，因為它是由社會規(guī)范決定的。

電子郵件禮儀為什么很重要？

無論您是撰寫銷售電子郵件還是建立觸發(fā)活動，禮儀對于以專業(yè)方式通過電子郵件交流、與客戶建立積極關(guān)系以及維護品牌聲譽都至關(guān)重要。電子郵件禮儀還向收件人表明您重視與他們的關(guān)系以及他們的時間。以下是正確的電子郵件禮儀至關(guān)重要的幾個原因：

· 確保清晰度。您的電子郵件越清晰，閱讀和理解起來就越容易。這意味著收件人將更快地回復您的消息。

· 避免誤解。您與客戶之間的誤解會令客戶感到沮喪，從而導致銷售額下降。誤解還會在您和團隊之間造成摩擦，導致項目延遲和逾期。

· 盡量減少錯誤。編寫有效電子郵件的最佳常見做法是避免語法和拼寫錯誤，因為這些錯誤會讓您的企業(yè)顯得不專業(yè)、懶惰或缺乏經(jīng)驗。

· 減少責任問題。電子郵件禮儀可以幫助您以符合電子郵件政策的方式進行溝通，從而減少出現(xiàn)法律問題的可能性。

· 最大限度地提高效率。當您的電子郵件直接切中要點時，可以減少溝通所耗費的時間。

10 個電子郵件禮儀技巧

無論您是初次接觸電子郵件禮儀的新手還是需要更新之前所掌握的知識，下面的建議都可以幫助您在符合禮儀規(guī)范的要求下撰寫專業(yè)的電子郵件。

1. 使用直接的主題行

消費者每天都會收到幾封電子郵件，強力的主題行可以確保您的電子郵件在眾多未打開的郵件中脫穎而出。由于主題行是人們在收件箱中首先看到的內(nèi)容，因此它應(yīng)該更加直接且具有足夠的描述性，以便清楚地說明電子郵件的內(nèi)容。否則，用戶可能永遠不會與它互動。

無論您使用的是流行的還是更簡單的電子郵件主題行，請嘗試提供郵件主題的背景信息，但不要太夸張或模糊。最好避免使用誤導性的主題行，因為它們會誘使用戶認為電子郵件是關(guān)于某個主題的，而實際上它們并無關(guān)系。

一些簡單明了的主題行如下：

· Agenda for meeting on [month]/[date]

· 50% off storewide + Free shipping

· Your order has shipped

2. 適當問候您的受眾

確保以適當?shù)姆Q呼問候您的受眾。在電子郵件中使用的問候類型取決于您與收件人的關(guān)系以及所發(fā)送的信息。例如，你不會在向客戶發(fā)送電子郵件時使用“Yo [name]”作為稱呼，但如果正在與朋友交談，您可能會這樣做。以下是您可以在郵件中使用的一些常用問候語：

· Hello [name],

· Hi [name],

· Dear [name],

此外，您還可以用對方的慣用稱呼或職業(yè)頭銜來問候?qū)Ψ健＿@包括Mr., Mrs., Dr等。

如果您是第一次給某人發(fā)送電子郵件，請不要忘記在問候之后介紹自己。堅持簡短而切中要點的介紹，并表明您為什么有興趣開始對話。這可以確保您給人留下良好的第一印象。

3. 不要使用無回復電子郵件地址

無回復電子郵件地址是不允許收件人回復的地址。它通常用于不需要回復的交易電子郵件和營銷活動。但是，這種類型的地址會對客戶體驗產(chǎn)生負面影響，因為收件人無法回復并獲得所需的支持。它也會影響郵件的送達率。

4. 避免使用表情符號

避免在專業(yè)電子郵件中使用表情符號。雖然我們在給朋友和家人發(fā)短信時可能經(jīng)常會使用表情符號，但它們在專業(yè)場合會被認為太過隨意了。表情符號可能更適合針對年輕受眾的營銷活動，而不是與客戶或同事的日常對話。

5. 正確使用 CC 或 BCC

CC（抄送）和 BCC（密件抄送）是您在撰寫電子郵件時可能見過的兩種電子郵件發(fā)送方式。CC（抄送）通常用于不需要回復但收件人會了解情況的電子郵件中。另一方面，BCC（密件抄送）電子郵件可以在與多個收件人通信時保持地址的私密性和安全性。雖然它們看起來起來很相似，但用途卻有所不同，因此應(yīng)當正確地使用它們。

6. 遵守語法規(guī)則

語法規(guī)則包括使用正確的標點符號、避免句子片段、使用主動語態(tài)以及許多其他可以使您的寫作更清晰、更出色的準則。您可以使用語法檢查軟件來使過程更輕松，但依然要了解基礎(chǔ)知識，因為檢查軟件并不總是能發(fā)現(xiàn)您的錯誤。

7. 包含專業(yè)的結(jié)尾

專業(yè)地結(jié)束您的電子郵件與問候語一樣重要。因為結(jié)尾是人們閱讀的最后一項內(nèi)容，這影響他們是否會進一步閱讀您的電子郵件。就像問候語一樣，它應(yīng)當反映您的電子郵件的聲音和語調(diào)。

8. 校對內(nèi)容

校對內(nèi)容是最重要的電子郵件營銷實踐之一。它可以防止出現(xiàn)拼寫、語法或格式錯誤等損害品牌聲譽的狀況。多次檢查內(nèi)容，大聲朗讀電子郵件，并請其他人審閱以發(fā)現(xiàn)您可能遺漏的部分。您還可以向自己發(fā)送測試電子郵件以驗證其中是否存在錯誤。并在進行電子郵件測試時，檢查所有附件和鏈接的狀態(tài)否正常。

9. 注意語氣

注意郵件的語氣，避免給人留下消極或粗魯?shù)挠∠?。畢竟，您不知道別人會如何解讀您的電子郵件。一定要使用積極、友好的語言，避免采用太多感嘆號和全大寫字母，這會讓人覺得是在對讀者大喊大叫，降低人們的閱讀興趣。

10. 保持內(nèi)容簡短

如果您正在與同事交談，冗長的電子郵件會占用人們很多忙碌的時間，在移動設(shè)備上閱讀冗長的電子郵件也很困難。保持電子郵件內(nèi)容簡短可以防止收件人失去興趣并停止閱讀，推動客戶進入營銷或銷售漏斗的下一步。

使用電子郵件禮儀

在專業(yè)環(huán)境中通過電子郵件進行溝通時，注意禮儀可以起到很大的作用。這不僅可以向收件人表明你對他們的尊重和重視，還可以確保你的業(yè)務(wù)得到積極正面的反饋。此外，它還可以提高溝通效率，減少與客戶、同事、利益相關(guān)者等之間的摩擦。因此，請使用上述禮儀技巧，使您的郵件更有效、更清晰。

（來源：小億）

以上內(nèi)容屬作者個人觀點，不代表雨果跨境立場！本文經(jīng)原作者授權(quán)轉(zhuǎn)載，轉(zhuǎn)載需經(jīng)原作者授權(quán)同意。?