外貿(mào)業(yè)務(wù)員怎樣提高工作效率？（下）

四、合理高效地運用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件

完成每日計劃之后，應(yīng)該在9點或9點半左右。

早上的這段時間，對大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內(nèi)適合做一些機械的，閑雜的工作。因此我不得不說，這段時間用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。 （一般為半小時或一小時。結(jié)束時間控制在10點半之前。）

當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時區(qū)的客戶，選擇不同的時區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。

我認(rèn)為，這個考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。

比方說：郵件標(biāo)題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽等等……

郵件標(biāo)題的寫法，我在之前另一個開發(fā)信的帖子里已經(jīng)具體說明。

設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽，也就是客戶收到郵件后左邊會提示一個紅色的感嘆號。這個在FOXMAIL寫郵件里面“選項”-“郵件優(yōu)先級”

1）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一，郵件客戶端的使用。

對于郵件客戶端，每個業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁收發(fā)郵件。我個人的建議是，推薦大家用Foxmail。（注意我用的是7.0版本的綠色免安裝版，免安裝版的好處我就不說了，可以攜帶方便，不同電腦上拷貝過來就可以用。不建議去用現(xiàn)在官方的7.1版本，升級之后很多人吐槽不好用了。）

Foxmail相比較其他兩個客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時候選擇插入不同的簽名，會非常方便。比方說我會建立好幾個開發(fā)信版本，專門針對某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對XX產(chǎn)品的，專門針對YY產(chǎn)品的等等。

另外，用Outlook Express 搜索一個客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的這個直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個“查找來自XXX 的郵件”，就會立即列出這個客戶的所有郵件，還是很方便的。  

另外，如果你平時工作時經(jīng)常反思和總結(jié)，或許會和我有過一樣的想法，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送，這種方法是非常便捷并且節(jié)省時間的。

FOXMAIL里面可以設(shè)置很多個郵件簽名，我說的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場景，把不同的郵件內(nèi)容寫進去，作為郵件的簽名。 好比：需要回復(fù)不能及時交貨的時候，插入郵件簽名“不能及時交貨 -  原材料原因”（簽名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。）

也許你也想過，可是同樣80/20法則，付出過行動的人只有20%但卻因此節(jié)省了80%的時間。這里我只是拋磚引玉，大家悟性很高，應(yīng)該會明白怎么做的。 （PS：我們公司前年加入了一個地區(qū)的外貿(mào)商會的交流會，大家都是做不同行業(yè)的產(chǎn)品，因此分享起來都毫無保留，不會對各自利益造成多少影響。我也介紹了這個辦法，并且演示了一下。在場的很多業(yè)務(wù)員都表示這個辦法很不錯?。?

下面我簡單展示下一小部分內(nèi)容，算是拋磚引玉，有心人可以自己動手去做：

出差不方便及時查看郵件等情況：

Dear Mr/Ms,

I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.

With very limited access to email and voice mail, I cannot check or reply your email in time.

If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.

If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.

If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.

Thank you and have a nice day!

與客人目標(biāo)價無法對上的情況：

Thanks for your email.

We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.

Please note that the material cost rising about 5% per ton  

The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months

We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.

Hope to get your understanding and support.

另外，充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，這個用得好也會提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價，速回” 然后報完價格后，標(biāo)上另一個標(biāo)簽“已報價，注意跟進”。具體怎么操作我就不逐一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動手帝！ （一般回復(fù)客戶的郵件控制在一小時內(nèi)。）

2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二，即時帖。

大家很容易忽視這個小東西，因為你可能沒有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。

每天把要做的任務(wù)寫下來，1234……，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼，象符紙一樣刺激你的視覺。

拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉，慢性子都會得到改變。是什么決定命運？性格和處事方式。

3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三，文件夾和筆記本。

文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。  

文件夾我喜歡點選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級等操作。

另外我的E盤清空得很干凈，完全當(dāng)做客戶資料盤。根據(jù)不同市場建立5個根文件夾：北美 南美 中東 歐洲 亞洲。然后在“北美”里面再建立一個公司名稱的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進入2012后，逐個建立“包裝資料”、“客戶PO”、“形式發(fā)票”、“采購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個TXT文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。  

關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點。 我的建議是多準(zhǔn)備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。

另外，有道云筆記很不錯很好用，推薦一下??！

4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之四，方便快捷的報價利潤核算表。

對于那些每天會受到N多個要求報價的業(yè)務(wù)員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產(chǎn)生疲勞感，失去激情。

因此需要一個能高效、方便、快捷的報價利潤表格核算來幫助我們簡化報價前的工作。

最好填上采購價、退稅率、匯率等一些基本的數(shù)值，就能給出報價的參考意見。

附上一個報價利潤核算表（我算退稅是外貿(mào)公司退稅計算方式，工廠的業(yè)務(wù)你們改改公式即可）

現(xiàn)在，你只需填上采購價、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會顯示出不同利潤率下的價格，價格都填寫好后即可查看總體利潤。更方便的是，你可以不斷修改價格，調(diào)整不同的利潤率，最終得到一個合理的總利潤。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標(biāo)立方數(shù)。

另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品，到底哪個產(chǎn)品去掉或者加上好呢？

按照以往的經(jīng)驗，如果超過整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。

現(xiàn)在，你可以根據(jù) 利潤/立方來考慮，即每立方利潤額。這個數(shù)值高的，說明每多裝一個立方此產(chǎn)品，可以獲得較高利潤。

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